안녕하세요 이번에는 급여명세서 양식, 내용, 발급 방법에 대해 알아보려고 합니다. 직장인들이 가장 기다리는 날이 바로 월급날 인데요, 급여가 얼마가 들어왔고 어떤 명목으로 들어왔는지 그리고 어떤 방식으로 계산되었는지 궁금하신 분들이 많습니다.
그러나 대부분은 내가 받는 임금이 어떻게 계산되고 무엇으로 이루어졌는지 정확히 알지 못했습니다. 때문에 2021년 고용노동부에서는 근로기준법을 개정하여 급여명세서 교부의무를 정하고 명세서에는 기재사항을 명시하도록 하였습니다.
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급여명세서 양식
일반 근로자 뿐만 아니라 특히 급여를 담당하는 HR 부서, 인사팀, 총무팀 실무자라면 급여명세서 양식 및 기재방법을 궁금해 하실텐데요 몇가지 급여명세서 양식이 있어서 소개해 드립니다.
급여명세서 양식 1
고용노동부에서 배포하고 있는 급여명세서 양식인데요, 특이하게도 작성자는 재정경제부(현 기획재정부)라고 되어 있네요. 아무래도 근로 관계 행정을 담당하는 고용노동부에서 배포한 양식이기 때문에 많은 회사에서 표준 급여명세서 양식으로 활용하고 있는 듯 합니다.
해당 양식은 아래 링크에서 다운로드 받으실 수 있습니다.
급여명세서 양식 2
아래 양식도 고용노동부에서 안내하고 있는 것인데 위 양식과 다른 점은 연장근로시간수, 야간근로시간수, 휴일근로시간수, 통상시급, 가족 수 등 취업규칙 등에서 정한 지급요건을 기재하도록 만들어진 양식입니다.
급여명세서 내용 : 기재사항
근로기준법 개정 이전에는 사용자는 근로자에게 임금대장만 주면 되었고 구체적인 사항이 적힌 명세서를 발급하여 교부해야 한다는 내용은 없었습니다.
그러나 근로기준법이 개정되면서 근로자에게 급여명세서를 교부하고 임금명세서에는 근로자를 특정할 수 있는 정보, 임금 지급일, 임금 총액, 임금의 구성항목, 계산방법, 공제내역 등을 기재하도록 의무를 부과하였습니다. 급여명세서 기재사항은 다음과 같습니다.
1) 근로자를 특정할 수 있는 정보
근로자의 이름, 생년월일, 사원번호, 부서명 등 특정 지을 수 있는 정보를 의미합니다. 만일 동명이인이 존재하는데 이름만 달랑 적어놓으면 특정이 되지 않으므로 이러한 경우에는 추가적인 정보를 기재하는 것이 좋습니다.
2) 임금 지급일
근로기준법을 아시겠지만 급여는 언제 들어올지 예상이 되어야 합니다. 그래야 계획적이고 안정적인 삶을 살 수 있기 때문이죠. 정기적으로 돈을 지급한다고 하여 이것을 ‘정기불의 원칙’이라고 하는데, 매월 1회 이상 일정한 날짜를 정해야 합니다.
3) 임금 총액
근로자는 내가 얼마나 월급을 받을 수 있는지 알아야 합니다. 총액이 얼마이고 그 중에 세금 등 이러저러한 사정으로 얼마가 공제되고 그래서 내가 실제로 받는 돈이 얼마인지를 알아야 합니다. 근로자는 그럴 권리가 있습니다. 때문에 원천세 등을 공제하기 전의 금액을 적고, 공제한 이후의 실수령액도 기재합니다.
4) 임금의 구성항목 및 계산방법 기재
그동안에는 급여명서세에 구성항목이 너무 포괄적으로 대충 적혀있는 경우가 많았습니다. 그런데 이제부터는 기본급, 연장근로수당, 야간근로수당, 휴일근로수당, 가족수당, 식대, 직책수당, 성과급, 상여금 등 급여를 이루고 있는 모든 항목을 분해하여 각각 그 금액을 적어야 합니다.
그래야 내가 어떤 항목으로 어떤 돈을 받고 있구나 라는 것을 명확하게 알 수 있고, 혹시나 잘못 지급이 되었을 때 또는 누락이 되었을 때 즉시 발견할 수 있겠지요.
여기에서 HR, 급여 담당자들이 가장 골치 아픈 영역인데요, 각각의 임금 구성항목에 대한 계산방법을 적는 것이 의외로 어렵습니다. 이전에는 세팅된 프로그램으로 급여 액수와 다소 포괄적인 구성항목을 쓰면 되었는데, 이제는 일일이 구성항목의 계산식을 써야 하기 때문입니다.
예를 들어서 연장근로를 10시간 했고 통상임금이 10,000원이라면 연장근로수당은 아래와 같이 기재할 수 있을 것입니다.
- 연장근로수당 : 150,000원 = 10시간 x 10,000원 x 1.5
그리고 가족수당에 대해서 배우자(80,000원) 1명, 자녀(50,000원) 1명이 있다면 아래와 같이 기재할 수 있습니다.
- 가족수당 : 130,000원 = 80,000원x1명(배우자) + 50,000원x1명(자녀)
5) 공제내역
소득세, 국민연금, 고용보험료, 장기요양보험료, 지방소득세, 연말정산소득세, 연말정산지방소득세, 연말정산농특세, 노동조합비 등 공제항목에 대하여 그 항목과 금액을 기재해야 합니다. 다만, 법에서 정하고 있는 세율이나 사회보험료는 계산방법을 기재하지 않아도 됩니다.
임금명세서 발급 방법
근로기준법에서는 임금명세서를 어떻게 발급해야 한다고 구체적으로 그 형식을 정하지는 않았습니다. 따라서 임금명세서는 서면으로 발급해도 되고 전자문서로 발급해도 됩니다.
전자문서는 문자, 카카오톡, 메일도 가능한데 근로자에게 확실하게 도달해야 할 것이 전제되어야 합니다. 회사인 경우에는 문자나 카톡보다는 메일로 발급해 주는 것이 일반적일 것 같은데요, 이 때 임금명세서를 발송한 경우 그 때를 교부한 것으로 본다는 것이 고용노동부 입장입니다.
그리고 임금명세서 발급 및 교부 시기는 임금지급일에 주는 것이 원칙입니다.
실무자들은 아시겠지만 급여명세서를 일일이 작성하는 것은 꽤 시간이 많이 들고 귀찮은 일입니다. 때문에 고용노동부에서는 이에 대한 대책 방안으로 임금명세서 만들기라는 홈페이지를 구축해 두고 있습니다. 모바일로도 이용할 수 있고 결과물을 PDF로 저장할 수도 있어서 활용도가 대단히 높을 것 같습니다.
그리고 최근에는 고용노동부에서 ‘임금 돋보기’라는 임금명세서 작성 프로그램을 배포하고 있는데, 시스템이 구축되어 있지 않은 소상공인, 중소기업에서 활용도가 높을 것 같습니다.
고용노동부 누리집 사이트에서 임금명세서 작성 프로그램을 다운로드 받아 PC에 설치하시면 되는데요, 프로그램 안에 내장된 임금명세서 양식만 사용하실 수도 있고, 임금 자동계산 기능을 활용하여 사용하실 수도 있습니다.
프로그램을 사용하면 임금 계산이 굉장히 편리한데요, 근로자별로 출퇴근 시간만 입력하면 임금 뿐만 아니라 4대보험 등이 자동으로 계산되기 때문에 힘들게 직접 계산하지 않아도 되는 장점이 있습니다. 아래 링크를 통해 급여명세서 작성 프로그램을 다운로드 받을 수 있습니다.
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